معضلی به نام روابط عمومی در ادارات استان! / روابط عمومی‌؛ سپر بلا یا بایگان اخبار؟!

عصر جنوب/ asrejonoob.ir:همه ما می‌دانیم روابط عمومی‌ها از جمله منابع خبری به شمار می‌روند که علاوه بر تولید خبر، هماهنگ کننده و تسهیل کننده ارتباط بین خبرنگاران و منبع مستقیم خبر هستند و خوشبختانه بیشتر ادارات دولتی استان خوزستان از نعمت واحد روابط عمومی بهره‌مند هستند.

اما ضعف روابط عمومی‌های ادارات و سازمان‌های استان خوزستان معضلی است که متاسفانه هنوز کار جدی بر روی آن انجام نشده است و بی‌برنامگی در روابط عمومی‌های این استان به خوبی مشهود است، حال آنکه نقش روابط عمومی در بیان فعالیت‌های دستگاه‌های اجرایی بسیار گسترده است.

تولید خبر و پیش خبر، نوشتن و ارسال بیانیه و جوابیه به رسانه‌ها، هماهنگی نشست‌های خبری و مصاحبه‌های اختصاصی، انتشار خبرنامه، تولید بولتن و بایگانی اخبار منتشر شده اداره در رسانه‌ها از وظایف روابط عمومی‌ها در حوزه خبر و اطلاع رسانی است، ولی با همه این‌ها باید گفت ارسال نکردن به موقع اخبار و پیش خبر‌ها به رسانه‌ها، تکیه به ارزش‌های سازمانی به جای ارزش‌های خبری در برخی خبرهای ارسالی به رسانه‌ها، تسلط نداشتن به شیوه نگارش خبر و جوابیه و بیانیه و… از جمله نقاط ضعف روابط عمومی‌های خوزستان است.

در ساختار روابط عمومی‌های دستگاههای اجرایی استان خوزستان، ضعف نیروی انسانی آگاه و متخصص آشکار است و برخی کسانی که در روابط عمومی‌ها به کار گمارده شده‌اند ناآشنا به فوت و فن این حرفه هستند و در بیشتر موارد با رسانه و اقتضائات آن بیگانه‌اند.

افراد شاغل در روابط عمومی‌های استان صنعتی، علمی، فرهنگی و حوزوی خوزستان باید از تجربه و تخصص و درایت و آگاهی کافی نسبت به وظایف و حوزه سازمانی خود برخوردار باشند و اطلاعات کافی درباره مسائل خاص اداره خود داشته باشند ولی اغلب از داشتن اطلاعات تخصصی تهی‌اند یا اگر تخصصی در حوزه روابط عمومی دارند آن را به کار نمی‌بندند.

بدیهی است وقتی واحد روابط عمومی به سبب نیروهای ضعیف و ناآگاه در آن اداره جایگاه خود را از دست داد به بیراهه کشیده می‌شود و رئیس آن اداره به دلیل بی‌اعتمادی به کارایی روابط عمومی، کار ارتباط بارسانه‌ها را عملا فراموش یا در بهترین حالت آن را به منشی خود واگذار می‌کند، در چنین شرایطی همه کارهای مربوط به تولید یک مصاحبه یا خبر از بالای سر روابط عمومی و بدون اطلاع این واحد انجام می‌شود و در این حالت است که روابط عمومی صرفا مسئول بایگانی مصاحبه‌های آقای رئیس و خبرهای آن اداره می‌شود.

گاه بر عکس، نقش روابط عمومی در اداره یا نهادی به بالا‌ترین حد ممکن در آن اداره صعود می‌کند و در این حالت جناب رئیس اداره بر اساس اعتقاد به توانایی و کارایی روابط عمومی یا به دلیل ترس از تماس مستقیم با رسانه‌ها و حفظ روحیه محافظه کارانه از روابط عمومی به عنوان یک تبلیغاتچی یا سپر بلا در مقابل رسانه‌ها مدد می‌گیرد، در چنین شرایطی، روابط عمومی تبدیل به کارگردان تمام عیار بک مصاحبه اختصاصی یا نشست خبری می‌شود.

متاسفانه بیشتر مدیران چه در اهواز چه در سایر شهرهای استان، روابط عمومی را عامل تبلیغاتی اداره و نهاد خود می‌دانند و با کمک روابط عمومی، تصویری بزک کرده از اداره خود در افکار عمومی ایجاد می‌کنند، عیوب را می‌پوشانند و به اغراق در خوبی‌ها می‌پردازند و حتی خوبی‌های خیالی خلق می‌کنند حال آنکه روابط عمومی نباید تنها نقش تبلیغاتچی و توجیه گر سازمان و عملکردهای اداره خود باشد و چشم و گوش بسته به تحسین و تمجید آن اداره و مدیران آن اداره بپردازد و اخبار کامیابی‌های آن اداره را انتشار دهد و هر گونه کاستی و عیب را انکار کند.

به ندرت روابط عمومی در کلانشهر اهواز که مرکزیت ادارات و سازمان‌ها در آن واقع شده است پیدا می‌شود که سپر بلای مدیران یا بایگان اخبار رسانه‌ها نباشند حال آنکه روابط عمومی مؤثر روابط عمومی است که عصایی شود در دست رئیس اداره تا بتواند با مردم به درستی ارتباط برقرار کند و نیز عصایی در دست رسانه تا بتوانند رسالت خود را در آگاهی بخشی مردم ایفا کنند.

اگر روابط عمومی‌ها بانک اطلاعاتی مناسبی در واحد خود داشته باشند خواهند توانست هم به مصاحبه شونده کمک کنند، هم نیازهای اطلاعاتی مصاحبه کننده و خبرنگار را برطرف کنند.

روابط عمومی باید به عنوان یک تکیه گاهی برای خبرنگاران به شمار رود، تکیه گاهی که به موقع بتواند مشکلات کار خبری را برطرف کند و جلوی اشتباه ناشی از بی‌اطلاعی یا کم اطلاعی خبرنگاران را در دستیابی به واقعیت بگیرد.

روابط عمومی‌ها همچنین باید مصاحبه شونده و مدیران اداره خود را در پربار‌تر شدن اطلاعات مطرح شده در مصاحبه‌ها یاری کنند.

روابط عمومی باید به عنوان تحلیلگر قابل و آگاه به مسائل و رویدادهای مرتبط با آن اداره همواره نقش خود را در مواجهه با برخی تحریف‌ها و شایعات به خوبی ایفا کند و هدایت رسانه‌ها و خبرنگاران را در مسیر طبیعی و منطقی از طریق تعامل و همکاری بر عهده بگیرد و وقتی خبری ناقص و مبهم و نارسا و دوپهلو در رسانه‌ای منتشر می‌شود آن را تصحیح کند و درباره آن توضیح دهد.

یک روابط عمومی موفق آن است که رسانه‌ها را به درستی بشناسد و باسطح سواد خبرنگاران آن رسانه و سمت و سو و سیاست‌های آن‌ها آشنا باشد و در عین حال از قابلیت همه رسانه‌های محلی و منطقه‌ای و ملی به فراخور شرایط زمانی استفاده و روابط خود را با آن‌ها حفظ کند.

اگر رسانه‌ای به دنبال اطلاعات و اخباری است، روابط عمومی بهتر است هر چه زود‌تر آن‌ها را در اختیارشان قرار دهد و نگذارد بهانه‌ای برای تبلیغ و بدگویی علیه آن اداره ایجاد شود.

کافی است در صورت همکاری نکردن روابط عمومی، خبرنگاری در رسانه خود بنویسد که مثلا «در حالی که گفته می‌شود چنین چیزی وجود دارد تلاش ما برای دریافت خبر از روابط عمومی آن اداره به جایی نرسید»

روابط عمومی تسهیل کننده روابط آزادانه و قانونمند رسانه‌ها با ادارات است و به همین جهت روابط عمومی باید دوست و یار و همکار رسانه‌ها و خبرنگاران و گزارشگران باشد.

روابط عمومی باید مشگل گشا باشد و امکان پرسش و پاسخ و چالش خبرنگاران با مدیران و مسئولان را فراهم کند و باید شرایطی را فراهم کند که خبرنگار آزادانه و به راحتی در آن اداره و نهاد به کار حرفه‌ای خود بپردازد که این بهترین هدیه برای خبرنگاران خواهد بود.